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mso-font-kerning:0pt">2012 / m6 s# _8 s( c- B6 b" d) |# M5 @font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容* q1 T4 U/ Q7 o/ s! c" C4 b. ?color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 J, T5 U6 }2 b5 w& y; T- j
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。% G T& b+ S4 n- z% Tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 D+ l, }2 f% I2 a9 J% m3 c4 |
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. t& B1 r' n+ k) q; umso-font-kerning:0pt">1. , i, f. V7 v' ^5 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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\6 d0 I2 U: h8 n2 x0 ]* ^& U/ B `8 smso-font-kerning:0pt">2. " L5 ~9 A( G" J/ `
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 - J4 {# J5 H$ t" c
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/ {7 i$ v3 l; l' E+ D. N* g/ O$ mmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。 o+ U( L( F( s+ A u* S5 U
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 b! N0 `; R, A. H. f8 n: T" j/ P! k5 E
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mso-font-kerning:0pt">1. 2 N# o i7 B3 w" ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 4 @/ H$ b* u: C7 `% `( k
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mso-font-kerning:0pt">2. 8 O8 u5 J& t r/ J0 u; X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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F# E- m1 `: y0 Wmso-font-kerning:0pt">3. 0 R$ z; r, I; c7 k' [1 S. ^+ U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 - j3 ^9 y8 l$ Y* O2 f+ i
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+ Y7 x+ t5 j- T- }9 W! jfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;+ c. j. T+ ?( S$ x* @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。; G" g- H* N1 L7 ^( ]mso-font-kerning:0pt">
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# z* r( d) F1 L8 o* Rmso-font-kerning:0pt">1. - l/ d1 o# y/ r7 O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 {; R) d; B& _7 S- X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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. O) t6 y2 r \3 }( x; {1 c" ^) c5 l1 D) t
mso-font-kerning:0pt">3. 8 Z9 Q) O$ J4 ^) A7 N% r4 i1 A; v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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# | y4 C$ b- Imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。' A; _# u$ a+ Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
4 ]+ s1 u$ J& T7 Y1 C+ C) {0 [, ?/ t2 J# J5 o% q
. P3 `8 Y/ p3 f) {/ d0 smso-font-kerning:0pt">1. # Z9 f- s* v1 k! l# v' c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 6 l$ y" H( m* l( F( P$ P/ x
! f( S; l, d' e0 U. Y: G& I' c) M! L& R: P4 kmso-font-kerning:0pt">2. 9 V! C% W/ O- X- i# f) C! \$ x6 p
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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! K9 h3 X- ?$ a/ }4 I0 R2 Z+ d8 A7 B9 d1 m+ U$ I
mso-font-kerning:0pt">3. % D( X) t: r/ _+ G# {3 U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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& r b% \) G i0 A( Z) kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。4 w' r: C& ~3 {) J+ V V5 }2 y7 n$ lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! l9 ^7 ]; m) A) @& o
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" H7 Z+ ^" U4 c& h7 R* Mmso-font-kerning:0pt"> 2 Q5 s2 u* x: R9 n( B7 r9 Z q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " p3 \' e0 n- r5 m/ e3 y# ?
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/ D" e5 p$ ?3 U0 g4 Q9 M! x0 R
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考% O! P8 M8 l: F2 A- Wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 p. ?8 Q7 s# x: ^
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
/ F4 X# z% S8 e" X4 D' O0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:# z( t/ z. u; O5 Q9 t# i# m7 `
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 " a3 [3 R& {, e7 o7 q
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:; D a" k% N* P+ g' H
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