九段秘书区别

一段：发通知
4 {' d4 D2 g; E用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
% k) ?9 q% E4 U" H, q
二段：抓落实
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
! U& [" `( K7 V0 u
7 z. F6 l* b9 {9 U3 [三段：重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
% S- b1 _! A1 P( E* p( }: o
3 \: V! L, r7 w/ t8 b6 |' ^四段：勤准备
8 M4 g3 M! {* P+ C# I发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
+ E% J2 x7 J0 ~/ K( w" }
五段：细准备
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）

六段：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
8 s& {! D+ t' u1 f5 D4 l5 A
- `  q: l- c/ K+ S9 U( m; Y0 U* X七段：发记录
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员

八段：定责任
; ^! [* r  Q  M0 Y/ j# P( S将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

九段：做流程
& A: W! m( U1 \" G- G) c( M把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
6 E6 C0 E/ |+ g& o