一段：发通知
. ?, Z, r: d; q0 ?5 ? ?2 ^' t用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议) D( F( y% k x2 b
- v+ R- V* W7 }. k* d( q, C- ~. ?二段：抓落实4 e* G4 r, e) Q& A+ X) W5 w; g% k
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到, {5 c$ h2 k& R' F0 j- R
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三段：重检查; C5 V; a1 Q3 D7 r4 R% T
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间4 A) A( v8 W& f% {
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四段：勤准备1 ?( z* I4 x7 E- M
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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0 ?6 ]: v5 Z7 x- R" c五段：细准备* H9 c1 e* k' z5 c2 X- h
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录) P/ M( o+ E- c& {. J% h% a; f
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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) j0 B L! o8 I, n9 l2 l; W' v七段：发记录2 H! C# E* s+ n# q* y% \" B9 ^
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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/ d" ~* U. q' x$ `: n八段：定责任
; O/ e& G5 O( r7 N* W+ ~/ z5 E将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理5 A+ k; x5 Y% U0 u
6 m1 q) v4 }0 [1 n九段：做流程; Z% u: Q& U8 J- O
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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