职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 % D) `; H4 Q+ d1 D; K+ i0 [9 ]4 X
$ R9 T$ q6 T$ {9 K1 n q
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 + L6 N- q; ?3 U2 y3 r! m
; J/ a1 C4 \* B0 E( w& [ K% g" h
一、秘书的职能% g) V0 Q/ t# f. `
1.辅助决策 $ ?8 V( I2 y3 E2 R& l, B
/ t$ [6 s1 {4 _5 [
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ) F# z) c. [( h( _% a6 I1 s
; U/ y+ z# p2 q( p2 N2 n% X
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 7 Y# e2 N8 {# n
' S( ?: f2 p2 D! J& m; p
辅助内容的综合性
, \) F7 {& K" L! s$ `. m- w: d2 X4 i+ h5 j0 `
辅助时间的经常性
5 e' @6 V, {7 C3 t3 |; g( i! A" y. \* X1 n2 v: q& M
辅助环节的全过程性 $ c1 j3 r8 M: S5 ^
7 b0 d( H* p( w5 h" D( v% A （3）、辅助决策的原则
9 I9 _; T, B8 Y: t3 g9 |6 }" q+ t4 F* g d
超前原则
7 W) ]+ K* k* [( x& T: _& h4 Z6 X/ E& O0 Y! D# m
定位原则 + X9 ~ [+ Y1 X. {" q, `0 M& Y
# M8 g* [- l' L' D0 d/ O
信息原则 : ^- J- ~# [, G
6 m3 P9 u; ?7 K% \2 G: e1 L$ g 谏诤原则 " B9 N! u. D8 h1 A: |
d5 P" j9 y) }6 S! L- S
（4）、辅助决策的过程 9 b/ r, ~8 j* F% B5 |7 F7 l* M
, _# i. O+ K R; N' O 协助领导确定目标 ! P' h% ^( s8 g( S- D
" J! [& U Z: Y+ x: v 协助领导设计方案 - L7 S8 U @4 v2 R
# U$ s% [* n, i; o- |$ r" V 协助领导评优选优
9 n" K' d4 Y1 ~6 b! [& V$ C. l. ?, H! r6 S
协助领导实施反馈
+ ]! n+ n& C, h; G! d# F* ?/ ]/ b) d) _4 C& m4 ^, n$ j
2、协调关系
, c) y6 P+ J$ C$ X
& f$ @6 |1 E" a" K. { O （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
( e6 I8 W4 t& W% {. |9 j- t
8 \; @% @3 [' x. x0 ^; B （2）、协调关系的特征
/ X4 e( O0 `1 g3 S: K) W1 O9 @) w3 q$ P' f8 Y- G/ F! Y; k
从属性
: K2 d0 r, m) T5 D) A; Z! \9 E r
% Y9 H& P8 F3 o" G# z 广泛性 / c w! B7 X' p1 @1 e7 \% D8 T( M
7 ^* Z9 |9 h. D6 A% P- L 间接性 2 U- z1 w0 i% ]1 e
) C/ G0 \1 D# K （3）、协调关系的原则
{3 {+ Y) j9 G% n1 V( S5 C. n
# k, o+ ^* ~4 R8 [ 政策指导 1 z0 q2 j7 _ ?* u' N
# ?$ D. |, ~/ ~9 l
客观公正 ) l L Y7 u/ ~ T
/ {& a5 t* a% e* P( d2 h
平等协商 0 x5 `8 F2 L; G) S3 [
% N$ e4 s. l# P; A6 N 注重整体 * G% f2 w9 h5 y f) Q! T$ y. e
+ I X+ e" r" e# Q. Y
灵活适度
/ B7 t! t3 V! C2 x4 S
6 ~( n s6 H( K2 Q （4）、协调关系的过程 4 I; E+ v5 u/ f4 e7 V
" t: T. N5 u2 M- B7 z6 t( a+ C9 \ 摸清情况 / n8 q1 J1 w y& Z' P6 B) V. V$ C
1 e- s* X0 h2 R) m, I 找出症结
4 A! b. Z a# s+ }! v3 q+ p) f
R* a1 p+ L" K 恰当协调 7 B8 U! _; l2 V/ S L/ Y
7 j7 M: l2 S0 ?8 b- G, z" a 督促落实
$ y; m+ @% ~- H# Q7 g, t5 L/ V, c) U! b) q$ A6 g4 Z
检查反馈 * V, W: b# J% {; \" S+ V* m% c
6 b# z, }: I, A 3、处理信息 ) X, m$ h/ a& a# L# Y6 N9 T* i
! d( }- D4 @4 Y. |8 @, y; \, m0 w （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
/ i8 F7 M# e* u; c8 J7 r; [- F4 i# V7 N$ _3 r/ l
（2）、处理信息的原则 8 H! [) a0 F: X* Z: H6 m5 M! ^
/ F/ i9 B1 l* _ ]5 e
及时性原则
. }% B6 `# @ T3 V6 G$ X3 F' n% t2 j& Z
保真性原则 8 j# h* W! t9 ?
2 w$ f! j7 t; r- o% R! P 适用性原则 9 E6 H5 j% ]% \8 {9 o" L% `2 _
& {* T1 ~4 S- c# ^7 l+ K4 x' [+ s4 p
预测性原则 & }$ m& }# O: W) v! M8 r
G4 j: O& m' G) J% |
（3）、处理信息的内容
, U4 {* t# ~7 c0 G
. ~% x3 p" g- \1 T) V0 W 历史信息
: b. o/ O: T: W; v; {, a4 ?4 V- v4 z- c' g5 ?
上级信息 * U. Y3 `# }& O* Q j# Q" u
0 n% f/ r" R4 x) X- V 内部信息 & i" d, e4 X8 D4 n! M3 t6 l S
/ [+ O; S8 ~) p& e
公众信息
! h0 `4 S# s2 W4 ~" G3 T! N
, L) e4 T; U- x5 n8 B, ? 社会信息 3 u$ o; {. |2 t8 {' B6 R
% G- B/ D B2 u& J- |/ l6 k
（4）、处理信息的过程
8 | n) p) y x( ^! m- }( A. B3 `8 g+ v# ~, M; Q
信息的收集
) _+ b& q7 Q# w; L9 I% ~1 k" x% j7 u/ h# q# j! u Y! m; B% _
信息的加工
( X' c. V! q* C9 J
6 C4 T: d! X6 [: v* [* W 信息的传递 ! }$ L$ \0 O5 o* z! Y1 P" L; ~
# Y" J# {! X7 c+ N1 k+ Z 信息的反馈
% C9 B/ h4 v4 L) [1 k- V! Y( Q8 K$ }! a( i1 X/ }% U
信息的储存 & \# P( w6 [8 u* [6 X/ v0 ]0 R
4 ~' o4 g" W) u
4、办理事务 . Y1 U+ n% F+ \- b- |; C
( \! P: E% }. r4 S
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
8 v8 y h! ^, z4 `- q* [1 C* o) H3 f6 T- l* ?9 b; U0 k
（2）、办理事务的特征
( G6 o6 L" y6 w( m( Y9 G( R
5 `& m, ~3 I6 k; _3 ]# ~ 综合性 X6 F1 w6 F4 j4 J! o- ]
, x/ N0 u; \" N: o5 _: y. L
服务性
! c9 e! T4 t |' Z
8 L: Z( M, a' g& f- N 繁琐性
8 @ |7 F+ l- N! }2 X
! C4 P! Q2 D8 K 突击性 9 z; q4 k$ J9 T; F
* @# c; {3 r, z& ` （3）、办理事务的原则
7 W. x1 o2 J+ H5 m1 [5 I' l* }- S+ L% l- f4 Y
被动中求主动
0 E5 k" W2 k1 q0 y7 @' x7 @$ O- [/ ~, M- G' L
原则中求灵活
* z& k0 ~% [# d# }0 }: Y- D1 s/ T( D" w; K2 k! p" T
繁杂中求规范
; u* i3 w* [" r8 y0 z q
' k; N: I3 O$ P9 F/ R/ f: @ （4）、办理事务的程序 $ l5 Z$ I+ u, o6 R, e7 d X
+ S( f* Z9 c: K+ f 自然程序 ) L; z2 x. X' {' b& b" J# d2 x
& ^' X3 D7 Y& I9 f- [% C0 f. S! f7 N
理论程序
* |, z; n6 E8 u( @ T
$ t, E' W2 L6 A7 g1 D4 |2 m, E 指令程序 5 N4 B q, ^. P3 K! o! F
, ]- H, n1 j! r0 _3 n
法定程序 8 J# X+ P5 D) p1 e4 T2 Q
8 q$ D( Q* l- s2 I
技术程序 . Y0 ~ O6 o) ?' U
4 g% z. R1 |& j: }
习惯程序
: G) J6 u& y1 n6 M$ p$ s4 S( o3 N! i C
二、秘书的职责4 F4 x3 |- t. p/ x7 {/ G/ e
大致也有以下11个方面：
) u P2 Q8 h) z; E8 Q3 l6 v# g7 W1 A, _
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
* x7 d7 b4 s8 @3 K# _
: ]2 f/ H8 f: @- ~ 接待事务（来访接待、安排服务等）
' K7 a. G$ S5 y y) e- m/ c4 \- `7 \6 b4 C
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
7 V. m V4 u7 ^9 j' ~% h: W8 m
5 t# v0 }5 e; d/ O% e! M 行政事务 6 Q. S9 U, U& Z; \+ ^' s
) k0 l; F- R7 r2 M6 U+ t2 r
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ; h$ {9 }1 R9 p2 O+ D
; i4 o" i: m* P+ J 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） Z) S2 q2 z, X5 X( c
% P( ^( C, Q; ]$ i% r/ e2 m1 f 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） * q7 H; u9 _% T
8 A) x3 K x1 ]( Y
写作事务（各种文体的写作）
" V+ c: F0 q) S4 V: C0 L2 m. C
. r* \/ Z3 R& i) m. w h 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
0 k5 |) h6 j7 t* _6 L" ~/ S
. N% [; j9 u6 M2 L2 W 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） * X& N6 c, |' H+ r
6 ~! Y* f8 P$ |5 q' e: G
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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