办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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, e$ d' S6 m& Y5 s3 y/ {加强办公室建设与管理

% a, e. I7 W/ G3 i一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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* N$ e. Q) e6 M: S; v7 K* @) M8 i# G四、加强办公室的日常管理
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& x9 L0 ^9 u3 o; E# ^. J一、办公室人员岗位认知与基本职责
1 B, \' n: x3 P& m3 d& x
: N6 n2 e9 \( q5 f. p（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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, r+ [8 i) O& [9 f8 W1 r- e5 ]( c联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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$ t6 L. \9 M# G5 Y* }7 i( W! [" H: p1 x职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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* M/ h6 q+ ?/ g: c+ Q一、办公室人员岗位认知与基本职责
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/ o5 Q$ V6 Z6 K+ u（二）办公室工作内容与特点工作内容：

8 `5 O# v3 @. N按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

6 z5 B' k- y" f% [按内容分：

$ v* j/ f( S- v: V办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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' C* F( R0 i8 @/ }, @8 P3 S一、办公室人员岗位认知与基本职责（

% Z# G! N* s6 Q. X三）办公室人员角色定位

) f  C6 I; G$ [4 X8 R/ W办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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, B; O9 b) H' {3 Q6 P+ @: ^' r（四）办公室工作对人员的要求
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( {( X, {6 z. K$ A5 f2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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3 n0 e# {( u7 U' C7 D一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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5 R# ^2 F/ b' ^) x  f, M四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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" t) i  N& h2 _8 D% [, g1、思想素养
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) L2 R2 _7 E, m8 ?6 k热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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  ^$ L- K- h9 h* N6 }政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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# y. |% J7 U' T( A1 z责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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1 b$ B" z3 U: _6 _, f踏实肯干。舍得为工作投入。
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3 e8 N# }: B) K; p6 J* z& [8 R: h, z（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

5 i. ?! A; I( T$ O- N' E+ o表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

6 r; Z: X' V( t（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
: g% N! V: |' _) c
注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

* q2 V0 l' G4 [7 x0 J调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

, l# _5 r, X8 |! z* G) @（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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4 u' U. c2 l$ Y. e4 e4 M责任意识
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0 e) a+ t. B: K8 m创新意识

奉献意识

. W/ w) B( `! V/ _& E信息意识

程序意识
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学习意识

7 w# {) T( K8 x/ P（五）领导对办公室人员的期待
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. k6 i- W, p4 l6 C领导测评办公室人员的20道题目
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+ v& G% Q( v$ ~! ~3 ?- m; T1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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2 o" N& y9 U6 ?" ?3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

8 I- y1 Z3 N! D& v$ q4 o: e3 j  r4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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" F! `- ]6 G8 ~9 l  t7 q$ M& f领导测评办公室人员的20道题目

# b6 r% D3 |/ X0 {# V5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
# T  O! V# F5 {. Z& }2 f% }. i
; P: c; l  o0 t0 `0 c/ ^% B能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

9 J( ^' B* F/ U. q9 G6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

/ g8 W; Q# e* Z5 E: A他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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" {( a; B2 u! y% K* L8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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1 W8 r/ G/ i3 J- d2 B" @' y3 }, r能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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) S9 b+ t" ?0 H( y; Z3 ~0 Z12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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! {  @' q& S* x- u7 F是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

. \/ f3 h' _3 _; c- [领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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" j: A- n; F7 ^% |4 V. Z8 F& E能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

1 Y3 C( N8 ?. A% ?16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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' e9 D3 J6 g; J- Q3 v: Q18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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; F/ @& S7 O4 O8 o20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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# v) Q3 O2 N, U) ?9 t& y二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

, k7 K1 W, A% }2、积极推进建章立制工作
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8 \" b0 q5 s, e6 b' x3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

9 M+ V6 z% \& ~二、加强办公室建设
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% c8 H% F* Y* z（三）人人争作办公室受欢迎的人员

6 ^0 Y0 ?( T% k( ^1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

3 f5 t0 B. q% R6 P6 ~$ {8 L4 U. ]2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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: H9 a! P& d* ~, |% ^3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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+ E6 w% y8 o( D% V  f4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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6 m5 m) m% z. Q7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

. F8 o! ]- s8 `6 K9 d0 i& J8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

* D( z$ t& R/ B( F, a9 j+ X2、协助领导确定会议目标和议题

5 }/ R. A3 ?# L5 L" B9 c2 g（1）确定会议目标
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! ^! F1 x/ z1 F  R7 m（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

& ^% l: u  @0 B（一）会议服务的基本内容

! W& E) D( n: e0 H4 \0 W% n, s& O会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

* v9 s9 Y, J6 J) b7、会场的布置工作

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5 ~, D$ i) S- J7 u衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~