|
网友提问： % O, r* @) ~/ y* [- {) Y
( t9 B7 X( x+ j: w N" n# Y现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 3 N/ p: [; [1 l
) e X7 u9 W1 @# ~0 T
老秘回答：
( D3 B+ U S5 C9 _6 G ; @+ ]; f% h& |, R
会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 u- G: ]0 `# Z( b+ y
0 b* ]! m6 Y) O9 D- D" e7 R7 z3 j●使会议开得卓有成效 ) I5 a8 u8 C6 M
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 ' U; C9 c0 k' o& m" C
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 * F1 Q+ N# b- z0 X/ P
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 5 O' m* P- }! D& [1 b3 d
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
' F4 f, L. Y' T! s4 x4 b% N 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 5 M, e4 P( c; @0 `4 j) @
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
u% M* ]: E- |+ k! C- ~ 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
2 o, H/ M. t7 a# B, n 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 * ~# T% E" ]+ s8 u3 _( I
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
: { N: `+ _3 h* F9 H9 u 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
6 {) ]* Y6 M$ m 10.信息要加以选择，避免过多。 " j9 r- W) ~" j% K3 Z
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 ( R7 M3 e# k$ J+ Y* P
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 , o, p, T+ ?6 N: M. _
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
$ s3 Q( P" B6 i" V5 ]7 T' Q1 S/ l 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ) {! C1 y* f5 L4 [- F3 |# t
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
1 f M! Y. \) q5 r+ _8 w. g8 [5 L! B 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
- y9 Z( M) P8 y# ^+ ]8 M 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
% P3 _4 y: p9 J4 j' b( K 18.会前先拉几个盟友。 7 K5 A& \# p* o: ~6 a
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
2 J3 _7 U+ k6 d3 T9 S3 q! I& s* g 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
( f% d: A0 E! ?/ Q- C& _: p. y: A ●会议准备
# N1 p, X' [" n6 i' r' a) v 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
( s' c# W. ^% M8 e 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 / O+ F# }) e) U5 x1 ~3 I
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
8 n5 ^- Q( J* W5 G. b2 l7 W- ` 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 * _/ y3 q u/ y, e# x1 a
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 8 z5 V, K' M9 \, n
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
& R) V" [6 U! u9 g3 p- h' s 26.任何议程变动都必须通知主持人。
0 p& J% W% [+ l6 F/ { 27.议程要尽可能短小简单。 ( X# \, c# `2 T% x
28.尽量将议程限制于一页纸上。 . L$ Q& y/ F; Q! x7 _1 [! i
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ' A( R! u( J3 w7 Y
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 . Z L2 B) e s
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
6 R7 a0 W% H! Q+ K n 32.必须将电话转移出会场。 * _9 h5 M6 q% u& B; s8 F8 v
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 % K( d5 m/ R" v7 n9 a
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
1 v( ~; r% L6 P4 I) N+ T 35.要找个确保没有干扰的会场。
3 [$ U% j! T2 U3 e, M8 Z2 R 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 / Q) l+ D2 r' G; l( u# x% M/ j
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 # m/ V0 ~0 B6 l; G! C# f
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
9 p9 S; V6 \% X" u1 @& N 39.座位之间应有一臂长的间隔。 - f5 a4 w' C0 ~8 F3 R: H; \5 [ ]
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 S9 Y7 H* a$ x F' [! `. J8 c4 R
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 " n' p1 O! J1 H& D3 [
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
; T& A3 U- ^, Q" r+ T& ` P& Y! U 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
8 G+ u' u5 F, Q4 C& _ 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
* ?, |$ Y. p6 D6 e" d8 { 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 $ u8 W2 l4 J2 ~ |; d
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
7 C8 R6 v0 X _3 }$ l# b# E, D ●出席会议
3 D' ? r. q' d `! C 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
1 ^5 i7 r) j% M 47.会前拟出自己的发言稿。 7 s/ t8 R& C& Y3 H! E5 B5 L
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
6 p* h9 R! P9 a& R4 |% H 49.要保持积极的脸部表情和音调。
& s% a/ l! L) r9 c 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
2 R6 I! C- W% W0 r$ g! ~& ~" d1 r6 N1 K
51.开始发言前先作深呼吸。
; C3 g1 H' L9 ?8 O 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
$ `+ O( p1 _- A8 t8 C( X; _ 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ) Y N+ I. W( O
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
% O: u, I1 b |+ C 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
. E$ r Q' D4 l U( B: k# x 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 0 A3 u$ P9 F6 ]! ^3 X5 z( a
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
) W2 s' B& N B5 Q: B D# H# M 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 ! @/ x; A. }) A5 L' e
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ( E# h2 k* T' `, |. M- d
60.必须按照议程顺序作会议记录。
6 u/ ~5 {7 Q* B2 I. S; O, Y4 {& e 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 5 i# Q/ ^: O8 h' k! K
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
& A& E: I) C& ?$ O" v9 m 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
0 [( V4 E U9 I* m ●主持会议
1 \4 Y# F0 C! `( z d 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
, q* \- ?2 I# W/ M6 C7 I0 t. \ 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 % L V% T3 W/ `
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
, [. d" D6 Q" O' `. f 66.尽量于会前认识新来者。
0 D7 ~, N' r; k( T# T- R/ n' c 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
, \% c4 j$ m; w$ X" ^1 I- [' t 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 - Q8 U7 S& r& r0 i; v( O9 B
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 , S/ a0 w& X; U
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
! F* ?0 x$ M; F! i# I8 ` 71.要制止支流辩论和私下交谈。 M+ D4 J8 a0 ~' i2 o, F
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 + m9 B3 d [) A" Y
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
) z5 a$ c) ^$ I( y; j4 K# X3 t 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 2 I; {4 |$ f# ^; F: ~. c, f' O
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
1 c& L' ?' [( F) V1 `! n5 K" M1 b 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ~% G& ~: [' T# }
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
/ p! |4 Z2 I# b* I+ E8 f5 b8 } 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
E+ i+ ?( F2 h/ T( V' z 79.必须清楚每次会议的规则。
6 G$ g% @: s6 d1 V0 [9 i7 y 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 2 g. w V ^' N8 w* G
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
" o2 d4 @! g& t/ \0 i" v$ M) i! K
4 I, E _9 H$ G& p | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
