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网友提问： 5 D# M$ r" r" W4 B/ ~% m
" T* A0 V+ s2 C) Y/ d% @现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ * `! m& N4 @8 p4 G5 p/ l
0 ? Y9 k% J$ M' O老秘回答：
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7 E+ e6 Z; t b# J4 o会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
+ `9 I1 ^: ?2 r" A- e 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 ( ~" b6 L6 b+ _
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
4 O) r E; G1 n! U* ^5 f 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 / @( ]4 J$ }1 ]& S, K
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 6 `0 |% I% H! G# o: q! y" r
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 , C. Q+ l( ~* C( \" T5 c
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
+ |; [# W8 }* o+ I 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
' S1 D" t; S+ l( [# h* D 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
0 `6 `3 w: _( y; F! @ 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
7 A0 R: }9 t) s 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
, w4 f( P. }3 v' c/ ?5 U 10.信息要加以选择，避免过多。
) U( a* n7 ]1 F4 L( f$ U* Q 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
* I# e. N. n: B! @ 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 & `/ o( ] A& W6 t
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
0 |7 x% D6 p' t' o1 ^ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 8 P" U. z: a ~5 \
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 " @1 o+ ~5 t. \
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
% D) I) n/ Y" a9 u 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 0 J) c2 \) Y9 [4 o
18.会前先拉几个盟友。 $ Z" C/ g: w! \
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 ) J+ M* X6 N% w9 A
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
: [1 ` S7 D5 O+ t ●会议准备 2 c2 I b! _( w. W8 i; w
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
8 K4 _% s3 f; n, U4 ] 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
1 E/ \- @$ h5 Z- S- j! b! G 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 " K8 S- y/ S3 Q6 g4 h$ R$ a
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
8 T% Q1 V, K x" p, I( n 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
4 E, j2 {9 m$ t% R) p; I' i3 q 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
8 [6 w' @# y+ M% j1 M8 v! k9 N 26.任何议程变动都必须通知主持人。
# I" Q% u6 j, D* B, S# q# o4 o 27.议程要尽可能短小简单。 $ j/ C7 t3 T* @0 ^, W
28.尽量将议程限制于一页纸上。
5 a5 t4 d; A: F/ |: t! |- w! O% n 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 4 K1 v# M* n; b0 J7 Q& z, a
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
! z, H) n) W# a 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 & k- Z8 C$ C$ c/ j1 q Q& d# q& P) L
32.必须将电话转移出会场。 # U) p+ J5 r; B0 G' P# b
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 5 g4 K2 R2 b/ P C
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
4 E9 B$ f# `- y 35.要找个确保没有干扰的会场。
6 `) S/ y" } J- b, |& r! j 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 , k% b% H* j6 d9 o9 k. M
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 ) G# v2 z6 a. w. G/ I7 o
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
@' _6 h* s4 I! I. Y" E 39.座位之间应有一臂长的间隔。 : x- s( ]& _& |
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
. n5 C% }- b! A0 s7 f 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ; W, a2 r0 u0 s
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 8 O. U( h0 _! s, x
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
& `2 \0 l& t6 y. N' v5 N* h$ I 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 3 ?# i' m1 K* G0 H4 c
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 % P1 H/ y) ^: w0 y
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
( Z, |( M" N* D2 s! x& J7 n ●出席会议 . P {3 v! A2 e' _9 H V5 C
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
6 S) m; v: N- L 47.会前拟出自己的发言稿。 7 L' I+ W6 C" s* _
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 : x; S% z: a- O$ C; Q
49.要保持积极的脸部表情和音调。 a& ?8 C: d- O! A, \- w
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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' M. ]9 {1 u8 x 51.开始发言前先作深呼吸。 / y. p6 L5 t$ Q
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 1 y/ i1 [9 l7 ` N4 t
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 5 q( G6 Q' O+ u$ }
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
( L4 u9 N1 ?- p4 ]) l9 { 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
/ G V' g- i6 K" S& Q 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
6 }6 @# ^2 U( R) C( b$ q 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
* n+ w" k$ I- V& c, z 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 # }/ k3 ?5 _& w7 Y
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
+ A% X7 x6 `+ o3 p" y$ _0 g# n7 b# d 60.必须按照议程顺序作会议记录。 ) F: G: w- _6 e' f
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 # |6 ~7 r: n' ]7 k# Z
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 - r3 L3 B( X8 R P O
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 7 G: u2 w: L; s" d- }0 {
●主持会议
4 E7 X" p* A6 I7 e" @) o+ Q 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
7 Z* T t5 L: F) M3 r% Z- r 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 : S/ W. e# X& F
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
. n8 D' H* f3 h 66.尽量于会前认识新来者。
1 _, }8 S8 V7 D5 m) I" H Q1 H 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
5 p) y% Q) i! r 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 ' M) f4 G/ `5 |' s& Z
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 * K j$ {* d M( s, X
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 * [3 r0 b5 [; }1 H6 b x5 Y# n1 r
71.要制止支流辩论和私下交谈。
9 P: N+ f" H& i5 B 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 + a1 ^8 c& K) A4 E
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 8 t) w9 Z: q( D6 V r
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 9 X3 r/ c6 y; }# V" g
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
) P5 f; D+ g5 ^ h) C- I- S, G 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ( A+ ~* M: N9 d& g
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
$ m0 X) z& t- @4 P/ o8 ~6 e 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 & [* o! U5 {) ~- A
79.必须清楚每次会议的规则。
) P a& u k$ [% S3 H8 Q9 Z5 S 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
1 B# X8 [' j* O7 G 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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