 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 + X. e, P) s3 {% h1 c2 c C) I/ [: k
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行 ' N9 a5 R2 \, H; Z% _
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
9 I3 W* {! T( m2 [5 L7 d二、主次分明，突出重点 7 n8 Z/ }) t5 ~; L" n8 d& A; r. v
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患 $ a, m1 g+ V8 t
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
/ {% Z8 H" V$ g( D 口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析
+ n. Q2 K5 N/ B" H. C1 | ㈠听众 9 f i @, g: s# P% ~ ~* q4 O
⒈人数？
- O+ f y! E- f; j! g. U, L ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 8 d# c1 X. L- M# ]& z, C j
㈡目的与种类 ' N Z, }# y. ~0 ~
⒈通报情况？ . C5 R6 h5 A6 l8 g* ]* }5 W
⒉形成决定？
% l1 y1 Y2 |$ x% B5 M- X ⒊审查重要细节？ + C. e& ]2 _ i/ Q$ c5 W( f* a
⒋协调统一行动？
: ?7 n" r) B2 B6 t+ U ㈢主题 6 z" L5 ]- T4 N, v
⒈具体题目是什么？ 3 R1 T; e) _5 y3 y# r
⒉涉及多大范围？
* N7 ~' R$ G( O* V ⒊拟用多长时间？ # B6 H% }5 l: W. L$ @5 h8 C
㈣设备 ; p) ]6 Y" D/ ?6 G. N* \' P/ r
⒈汇报在何处举行？ & p D, p% j# b' X5 l: f
⒉需要作什么安排？
8 P9 k4 M* k0 K( Y( J( S E! J' p8 o ⒊视听辅助器材有哪些？ ) m+ v6 A( e. U8 |2 D
⒋有何不足之处？
I! p O$ {2 M* I7 L# J$ L! f ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ - t1 {+ J4 X: L7 a; b- A
二、写出初稿 % s5 Y: M" z( @% L5 K$ W, ?, l4 n1 e
㈠搜集材料
3 M% U/ t! }3 x1 a ⒈认真研究。
) d+ u# u N: m# ^ ⒉熟悉主题。 # P+ E, l6 `* Z I5 y
⒊搜集权威性意见和事实。
% ~5 ?$ D' M' O9 i9 g7 l ㈡草拟初稿 | 
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