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一.总则 9 |. u9 ?9 l5 t+ z$ d- k
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
9 C2 ~3 K! o5 a) ~2 V 本办法适用于全公司各部门。
% N2 S7 V- P4 W! H. V9 d 二.对外接待范围
0 J3 ]& N0 N" a+ [ 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
' ^7 a7 x5 P* m, ^) g5 c 接待的对象分为内宾和外宾。 , I+ { C$ x1 m* s+ T
三.对外接待部门
( o& S9 f7 J, | 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 + {; a0 k) r( r8 D H; i, w
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
0 j+ Y% E# ?2 \! F7 [4 ? { 四.对外接待原则 8 Y2 ] Q8 X9 K; ^1 `
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
0 O/ P1 x' q9 A 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
7 Q2 j. Q& X7 S7 `& u# o. c 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 & p' M( Z9 ~! K' O
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
' I9 f1 C1 ?! {/ \* r& D% W 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 % e8 r+ E' s) l ?
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
5 I# ^9 W( y# j' t' ` 五.接待规格的确定。
* f0 S" \% ~2 M- O; ~6 ? 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
( O! t# _+ c+ v+ {# p0 o4 \ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 + x7 O$ k0 ?6 S. g0 |
六.接待礼仪 6 a. C! H* U) `8 v+ B% P
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
% R1 A7 ^* j% A9 B+ x 2.接待：主动起迎，问明来意。 9 X% x; M6 i- {4 \4 j9 P5 Q
3.安排交谈地点： 4 I* C$ p5 D V% A, T4 s
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 Y; _4 c9 F1 i5 J+ O4 l
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； : N# ~" t& \) K
⑶切忌让客人久候而无人问津。
& S- L1 L: v5 {- A' y ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
7 g& _! a/ }8 V6 |6 v 七.引见。 * o1 h+ Z9 v _, H
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 % Y/ D4 P# w5 {6 s
引见顺序； 7 c- W9 ]8 N1 W# A" c8 o& V+ N
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 7 v1 Q0 K( T9 B. o# h( Y( l
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
2 x" A1 u. n: ~; k) z9 e! p ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
7 Y' @, u1 s+ k2 T6 M! u! v1 {2 p3 X ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
8 B) w5 T! {) h1 }& e 八.行路。
7 N: T: m5 o; W2 o" c 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
: S, G4 c& y. z- p# b 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ! O5 F6 T3 o' {' t! z
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
~4 v7 E+ E' {" [6 u 九.其他。
1 y- ~* g8 [% z' ?/ y r 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
1 [" i! D# y) c7 {. Y 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
, @( l, |: u* Z, h+ Y% |* _ 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 # n6 O3 @. z$ n
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
( v* a: v1 l3 {9 Y8 k ㈠接待内宾。
% L$ A5 G# u D' I9 y/ l# G 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
) w6 j2 x# d c 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
6 @1 \, N' c2 s: G) Z# z 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 " m6 M5 w: o! p2 ?/ V. B
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
2 q$ ?+ u* i* a' ]( A 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
) ~1 g- H, X4 e3 L" A, |" m- C. f1 m 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ) q. G9 k1 {9 x$ \- g0 _' N
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
$ n- d4 S. O9 s: Q& R 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 & O% `1 C: [& b7 J
㈡接待来宾。
; U8 A* l' h4 f; Z/ R7 U 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
! f! {+ P4 x4 n7 T. ] 迎送。 / d }8 R' }* B6 s
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
( v, ^$ N V* v. s9 z5 M [ g 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 - s' U ]7 {7 q/ k9 F5 i; z) J
会见会谈。
, }3 D1 V/ j! p 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 & b8 W4 u0 b! s
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ' t9 m/ Z& K' j0 X
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
) n+ ?5 J/ L8 G- O5 Z) ^ 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 5 {, D. A3 l, A8 v/ y& _: }
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
" ?+ y& \8 E1 Q: x9 F 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 6 l, o9 _: z& q, R. L
宴请。 ( ?) W: f* W- N3 n) U
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 1 s1 i: [/ u1 u' c) k+ m" z
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 # i$ I/ x N L( B
文艺晚会。
. Q6 ]( X" U: q) |, P$ T! l A 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
# V8 r, x( m R6 ~8 b 参观游览。 $ k* N4 A' k M; p2 Z6 p
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 4 I7 B& e1 @% U# O
接待标准 & X* O% b z- u! g! S# \
⑴用餐标准。
0 t; |% ^/ k: E) U 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 $ ?) M9 a0 E+ [1 D8 L( s
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
6 C0 U6 x) I# N! o: }4 t 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ! q2 g$ n+ N8 {: p
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 0 n% {3 r8 u5 M0 ]3 ~1 c
5、常客 员工标准
, t4 a. e; j: p$ }6 Y- | (2)住宿安排。
: v! t- L8 W6 o/ U" J4 v4 c 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 # A+ J4 S( L# C% G; @& o
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 + @ P% ^& e' N; a
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。: ^: l/ b: L# T! c6 S. f# |
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